Votre question :
Notre direction a récemment élaboré une Charte de bonne conduite pour l’utilisation des nouvelles technologies au sein de notre entreprise. Si un salarié ne s’y conforme pas, peut-il se faire sanctionner pour non-respect de cette charte ?
Notre réponse :
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est prévue par un Règlement Intérieur (RI). En d’autres termes, s’il n’y a pas de RI au sein de l’entreprise alors que l’employeur a en l’obligation, cela le prive de toute latitude en matière disciplinaire, à l’exception du licenciement (Chambre sociale de la Cour de cassation, 23 mars 2017, n° 15-23.090).
Le RI est donc un document indispensable au fonctionnement quotidien de l’entreprise, puisqu’il a vocation à fixer des règles générales et permanentes, notamment en matière d’hygiène et de sécurité, afin de garantir des conditions de travail protectrices de la santé des salariés. Mais encore faut-il qu’il ait une force contraignante, c’est-à-dire une valeur réglementaire, pour qu’il soit opposable à l’ensemble des salariés.
Pour ce faire, l’employeur doit respecter quelques étapes incontournables :
- Consultation préalable du CSE (article L. 1321-4 du Code du travail) ;
- Communication du RI à l’inspecteur du travail (article R. 1321-4)
- Communication à l’ensemble des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (article R. 1321-1)
- Dépôt du Règlement Intérieur auprès du greffe du Conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement (article R. 1321-2).
Le RI entre alors en application dans le délai d’un mois suivant l’accomplissement de ces formalités de publicité et de dépôt.
Si votre direction élabore, par la suite, une Charte avec la volonté de lui donner une force contraignante, elle doit aussi respecter la procédure décrite ci-dessus. C’est ce que rappelle l’alinéa 1er de l’article L. 1321-5 du Code du travail.
A défaut, la charte ne peut pas être considérée comme une adjonction au RI. En conséquence, l’employeur n’aurait pas le droit de s’appuyer sur le non-respect d’une nouvelle règle, d’une nouvelle obligation, issue de cette charte, pour prendre une décision d’ordre disciplinaire à l’encontre d’un salarié.
/!\ Nous attirons l’attention des représentants du personnel sur une pratique relevée au sein de certaines entreprises : des notes de service, ou chartes, ne seraient pas annexées au règlement intérieur de l’entreprise, mais seraient directement proposées à la signature auprès de chaque salarié. Nous pourrions y voir, selon le contexte , une tentative de contractualisation de ces notes internes. En cas de non-respect de l’une des règles contenues dans cette note, il y aurait ainsi un manquement à une obligation contractuelle (qui dit manquement contractuel, dit sanction disciplinaire envisageable).
Veillez donc bien à ce que ces chartes, lorsqu’elles contiennent des nouvelles obligations générales et permanentes, fassent l’objet de la procédure précédemment décrite, afin que ces documents bénéficient d’une « double » analyse : l’analyse préalable du CSE, ainsi que celle de l’inspecteur du travail.
